Je hebt een woning gevonden in Madrid en wilt je via het empadronamiento inschrijven bij de gemeente. Een van de documenten die je daarvoor moet invullen is de hoja padronal van Madrid. Op het eerste gezicht lijkt het een eenvoudig formulier, totdat je tussen de Spaanse begrippen, verschillende inschrijfgronden en vakken voor aanvullende toestemming moet bepalen wat je precies moet invullen.
Dat merkte ik zelf ook toen ik mijn empadronamiento in Madrid regelde. Vooral de opleidingscode en de reden van inschrijving waren niet meteen duidelijk. En welke vakken kon ik eigenlijk gewoon leeg laten?
Gelukkig is het invullen een stuk eenvoudiger zodra je weet wat de gemeente vraagt. In deze handleiding loop ik het formulier stap voor stap met je door, aan de hand van een fictief ingevuld voorbeeld voor een Nederlander die naar Madrid verhuist.
Wat is de hoja padronal van Madrid?
De hoja padronal is het aanvraagformulier waarmee je bij de Spaanse gemeente je gegevens laat opnemen of wijzigen in het Padrón Municipal de Habitantes, het gemeentelijke bevolkingsregister.
Je gebruikt het onder andere wanneer je voor het eerst vanuit Nederland naar Spanje verhuist of wanneer je binnen de gemeente Madrid op een ander adres gaat wonen.
Het invullen van de hoja padronal van Madrid is niet hetzelfde als het aanvragen van een certificado de empadronamiento. Het eerste is een formulier waarmee je de registratie aanvraagt. Het tweede is een officieel bewijs van je inschrijving.
Wil je eerst weten hoe de volledige inschrijfprocedure werkt, welke documenten je nodig hebt en hoe je een afspraak maakt? Lees dan mijn uitgebreide handleiding over empadronamiento in Spanje.
Download de officiële hoja padronal van Madrid
Wil je de hoja padronal van Madrid invullen? Je vindt het formulier op de website van de gemeente Madrid. Het is een bewerkbare PDF. Je kunt de invulvelden dus op je computer invullen en het formulier daarna afdrukken. De handtekeningen voor een fysieke aanvraag moeten wel met de hand worden gezet.
Hoja padronal — Madrid
Officieel gemeentelijk inschrijfformulier · 2 pagina’s
Bewerkbare PDFBron: Ayuntamiento de Madrid. De gemeente biedt de officiële hoja padronal aan via haar website. Het formulier bestaat uit twee pagina’s, inclusief invulinstructies.
Het invullen van de hoja padronal van Madrid heb ik digitaal gedaan en daarna geprint. Dat vond ik minder foutgevoelig dan alles met de hand invullen. Vooral bij de langere Spaanse veldnamen en de verschillende codes is het prettig dat je gegevens eenvoudig kunt aanpassen voordat je het formulier afdrukt.
Vul het formulier in hoofdletters in, zoals de gemeentelijke instructies voorschrijven.
Hoja padronal Madrid invullen: stap voor stap
Om te laten zien hoe je de hoja padronal van Madrid moet invullen, gebruiken we het fictieve voorbeeld van Anna de Vries. Zij is 29 jaar, komt uit Utrecht en verhuist rechtstreeks vanuit Nederland naar een huurwoning in Madrid.
Alle persoonsgegevens, documentnummers en adresgegevens in het voorbeeld zijn fictief. We gebruiken een situatie waarin Anna zelf op het huurcontract staat en zich als enige persoon op deze hoja padronal inschrijft.
1. Vul je woonadres in
Bovenaan de eerste pagina, direct onder Padrón Municipal de Habitantes, staat het adresgedeelte.
| Spaans veld | Betekenis | Voorbeeld |
|---|---|---|
| Calle, plaza, etc. | Straattype | CALLE |
| Nombre de la vía | Straatnaam | EJEMPLO |
| Número | Huisnummer | 15 |
| Portal | Ingang of gebouwportaal | Indien van toepassing |
| Escalera | Trappenhuis of opgang | Indien van toepassing |
| Planta | Verdieping | 3 |
| Puerta | Deur- of appartement-aanduiding | B |
| Tel. fijo | Vaste telefoonnummer | Optioneel |
| Nº de personas inscritas en esta hoja | Aantal personen op dit formulier | 1 |
Bij Calle, plaza, avda., etc. geef je eerst het straattype aan. Dat is iets anders dan de straatnaam zelf die je invult bij Nombre de la vía.
Neem je adres precies over zoals het op je huurcontract of ander woonbewijs staat. Let vooral op Planta en Puerta: in Spaanse appartementen kunnen die aanduidingen belangrijk zijn om je woning te onderscheiden van andere appartementen in hetzelfde gebouw. Heb je geen apart portaal of trappenhuis, vul daar dan niets fictiefs in.
Bij Nº de personas inscritas en esta hoja vermeld je hoeveel personen op deze hoja padronal worden ingeschreven. Anna vult daarom 1 in. Dit aantal verwijst niet naar alle bewoners van de woning, maar uitsluitend naar de personen voor wie je met dit formulier een inschrijving aanvraagt.
2. Vul je persoonsgegevens in
Onder het adres staan drie vrijwel identieke blokken met de nummers 1, 2 en 3. In ieder blok kun je de gegevens van één persoon invullen. Anna gebruikt alleen het eerste blok. De andere persoonsblokken blijven leeg.
Dat is ook iets waar ik zelf bij het invullen op moest letten. Omdat het formulier verschillende onderdelen en aanvullende verklaringen bevat, was niet meteen duidelijk welke vakken ik moest invullen. Je hoeft echter niet ieder beschikbaar veld te gebruiken. De inhoud hangt af van jouw persoonlijke situatie.
Naam en geboortedatum
| Spaans veld | Betekenis | Voorbeeld |
|---|---|---|
| Nº Orden | Volgnummer | 1 |
| Nombre | Voornaam of voornamen | ANNA |
| 1er Apellido | Eerste achternaam | DE VRIES |
| 2º Apellido | Tweede achternaam | Leeg |
| Hombre / Mujer | Man / vrouw | MUJER |
| Fecha de nacimiento | Geboortedatum | 14/05/1997 |
In Spanje worden doorgaans twee achternamen gebruikt. Daarom heeft het formulier afzonderlijke velden voor 1er Apellido en 2º Apellido. Heb je als Nederlander maar één achternaam, dan vul je die in bij 1er Apellido. Het tweede veld kun je in dat geval leeg laten.
Vul je naam verder precies in zoals die op je identiteitsdocument staat. Gebruik geen verkorte roepnaam wanneer die afwijkt van je officiële voornaam of voornamen.
Geboorteplaats en nationaliteit
Daarna vraagt het formulier naar:
| Spaans veld | Betekenis | Voorbeeld |
|---|---|---|
| País de nacimiento | Geboorteland | PAÍSES BAJOS |
| Municipio y Provincia de nacimiento | Geboorteplaats en provincie | UTRECHT, UTRECHT |
| País de nacionalidad | Land van nationaliteit | PAÍSES BAJOS |
País de nacimiento en País de nacionalidad zijn niet hetzelfde. Ben je bijvoorbeeld in Nederland geboren maar heb je een andere nationaliteit, dan vul je bij beide velden verschillende landen in.
Bij Municipio y Provincia de nacimiento vermeld je de geboorteplaats en, wanneer van toepassing, de provincie. Voor het fictieve voorbeeld gebruiken we Utrecht.
3. Identiteitsbewijs en opleiding
Rechts van de geboortegegevens staat het onderdeel Tipo de documento de identidad. Hier kies je het identiteitsdocument dat bij jouw inschrijving hoort.
Identiteitsdocument
Op de hoja padronal staan de volgende mogelijkheden:
| Veld | Betekenis |
|---|---|
| DNI | Spaans nationaal identiteitsdocument |
| Pasaporte | Paspoort |
| NIE | Spaans vreemdelingenidentificatienummer |
| T. Residencia | Verblijfskaart |
| T / P / C | Subcategorieën bij de verblijfskaart |
| Nº | Documentnummer |
| Letra | Eventuele controleletter |
| Pas/Doc | Paspoort- of nationaal identiteitsdocumentnummer |
In ons voorbeeld heeft Anna nog geen NIE. Daarom gebruikt zij haar paspoortgegevens en selecteert ze Pasaporte. Het paspoortnummer hoort bij Pas/Doc. Je hoeft dus niet eerst een NIE te hebben om empadronamiento in Madrid aan te vragen. Heb je daarnaast al een NIE? Dan selecteer je ook NIE. Bij Nº vul je het nummer in en bij Letra de bijbehorende controleletter.
De aanduidingen T, P en C horen bij verschillende typen verblijfskaarten: tijdelijke, permanente of langdurige en communautaire documenten. Voor een Nederlander die zich met een paspoort of nationale identiteitskaart inschrijft, hoef je niet automatisch een van deze verblijfskaartcategorieën te kiezen.
Opleidingscode (Nivel de estudios terminados)
Onderaan het identiteitsgedeelte staat Nivel de estudios terminados. Hiermee vraagt de gemeente naar je hoogst afgeronde opleidingsniveau. Dit was een van de onderdelen waar ik zelf over twijfelde. De Spaanse onderwijscategorieën sluiten namelijk niet altijd rechtstreeks aan op de Nederlandse benamingen.
Je vult niet de volledige opleidingsnaam in, maar de bijbehorende code. Op pagina 2 van de hoja padronal staat de volledige codetabel.
| Code | Opleidingsniveau volgens het formulier |
|---|---|
| 11 | Kan niet lezen of schrijven |
| 21 | Geen afgeronde opleiding |
| 22 | Basisonderwijs niet afgerond |
| 31 | Afgerond basisonderwijs, verplicht voortgezet onderwijs of basisberoepsopleiding |
| 32 | Beroepsopleiding van het eerste of middelbare niveau |
| 41 | Hogere beroepsopleiding of hogere beroepskwalificatie |
| 42 | Bachillerato of vergelijkbaar algemeen voortgezet onderwijs |
| 43 | Overige middelbare beroepsgerichte kwalificaties |
| 44 | Diploma’s van bepaalde universitaire opleidingen |
| 45 | Technisch architect of technisch ingenieur |
| 46 | Universitair diploma, grado of vergelijkbare universitaire graad |
| 47 | Hoger niet-universitair onderwijs |
| 48 | Doctoraat, universitaire master of bepaalde postdoctorale opleidingen |
Kies de categorie die het beste overeenkomt met je daadwerkelijk afgeronde opleiding. Twijfel je over de juiste code? Vraag dan bij het gemeentelijke kantoor welke categorie je voor jouw diploma moet gebruiken.
In ons fictieve voorbeeld heeft Anna een afgeronde universitaire bachelor die bij code 46 past.
4. Kies de reden voor inschrijving
Bij het invullen van de hoja padronal van Madrid kom je in het rechtergedeelte het onderdeel Causa del alta tegen: de reden waarom je wordt ingeschreven. Ook dit onderdeel vond ik zelf niet meteen duidelijk. De Spaanse termen lijken op elkaar, maar de juiste keuze hangt af van waar je vóór je verhuizing stond ingeschreven.
| Spaanse optie | Betekenis | Wanneer gebruiken? |
|---|---|---|
| Traslado residencia | Verhuizing vanuit een andere plaats of het buitenland | Je komt vanuit Nederland of een andere gemeente naar Madrid |
| Cambio domicilio | Adreswijziging | Je verhuist binnen de gemeente Madrid |
| Omisión | Ontbrekende inschrijving | Je bent nergens ingeschreven of weet niet meer waar je eerder ingeschreven stond |
| Nacimiento | Geboorte | Inschrijving van een pasgeborene |
Traslado residencia: verhuizing naar Madrid
Voor een Nederlander die rechtstreeks vanuit Nederland naar Madrid verhuist, is doorgaans Traslado residencia de juiste keuze. Daarmee geef je aan dat je vanuit een andere woonplaats of vanuit het buitenland naar Madrid bent verhuisd. Dit is ook de keuze in ons fictieve voorbeeld.
Cambio domicilio: verhuizing binnen Madrid
Sta je al ingeschreven in de gemeente Madrid en verhuis je naar een ander adres binnen diezelfde gemeente? Kies dan Cambio domicilio. Dit geldt bijvoorbeeld wanneer je van een kamer in Chamberí naar een appartement in Malasaña verhuist, zolang beide adressen binnen de gemeente Madrid liggen.
Verhuis je vanuit een aangrenzende gemeente naar de stad Madrid, dan is dat geen interne adreswijziging binnen dezelfde gemeente. In dat geval gaat het doorgaans om Traslado residencia.
Omisión: ontbrekende inschrijving
Omisión is bedoeld voor iemand die niet in een padrón staat ingeschreven of niet weet bij welke gemeente de vorige inschrijving geregistreerd stond.
Het is dus niet automatisch de juiste optie voor iedere Nederlander die voor het eerst in Spanje woont. Kom je rechtstreeks vanuit Nederland, dan past Traslado residencia bij de officiële instructie voor een verhuizing uit het buitenland.
Nacimiento: geboorte
De optie Nacimiento gebruik je voor de inschrijving van een pasgeborene. Bij de gemeente Madrid worden dergelijke inschrijvingen vaak automatisch verwerkt op basis van gegevens van andere instanties. In sommige gevallen moeten ouders zelf een aanvraag indienen.
Voor een volwassen Nederlandse nieuwkomer is deze optie niet van toepassing.
5. Vermeld je vorige woonplaats
Direct onder de inschrijfgrond staan twee velden die vooral bij Traslado residencia belangrijk zijn:
| Spaans veld | Betekenis |
|---|---|
| Provincia/Consulado de procedencia | Vorige provincie of eventueel Spaans consulaat |
| Municipio/País de procedencia | Vorige gemeente of land van herkomst |
Deze velden vragen niet waar je geboren bent, maar waar je vóór je verhuizing woonde of ingeschreven stond. Bij een verhuizing vanuit het buitenland vermeld je het land van herkomst en, wanneer van toepassing, het Spaanse consulaat waar je stond ingeschreven.
Voor Anna is het vorige land PAÍSES BAJOS. Omdat zij rechtstreeks vanuit Nederland verhuist en in dit voorbeeld niet bij een Spaans consulaat stond ingeschreven, vult ze geen fictief consulaat in.
Ben je daarentegen vanuit een andere Spaanse gemeente naar Madrid verhuisd, dan vermeld je de betreffende gemeente en provincie.
6. Controleer en onderteken
De rechterkolom bevat voor iedere persoon ruimte voor een mobiel telefoonnummer, e-mailadres en handtekening. De velden Tel. móvil en e-mail zijn vrijwillig, maar de gemeente raadt aan ze wel in te vullen. Zo verloopt het contact over je aanvraag gemakkelijker.
Voor de handtekening gelden strengere eisen. Iedere meerderjarige persoon die op de hoja padronal wordt ingeschreven, moet het formulier met de hand ondertekenen. Schrijf je dus twee volwassen personen in, dan moeten beiden hun eigen gegevens invullen en ondertekenen. Eén handtekening voor het hele formulier is niet voldoende.
Ingevuld voorbeeld voor een Nederlandse huurder
Hoe ziet dat er nu uit op het formulier zelf? Hieronder zie je een fictief ingevulde hoja padronal voor Anna de Vries, een Nederlandse huurder die vanuit Utrecht naar Madrid verhuist.
Anna staat zelf op het huurcontract, heeft nog geen NIE en schrijft alleen zichzelf in. Ze kiest Pasaporte als identiteitsdocument en Traslado residencia als reden voor haar verhuizing vanuit Nederland.
In dit fictieve voorbeeld heeft Anna daarnaast toestemming nodig van de directeur van haar verhuurorganisatie. Zijn gegevens moeten worden ingevuld onder Autorización de empadronamiento. De bijbehorende persoonsgegevens en handtekening ontbreken voorlopig nog, net als Anna’s eigen handtekening. Beide worden later met de hand gezet voordat zij het formulier indient.
Omdat Anna zich als enige persoon inschrijft, blijven de persoonsblokken voor een tweede en derde persoon leeg. Ook de overige verklaringen die niet op haar situatie van toepassing zijn, hoeft ze niet in te vullen.
Welke aanvullende vakken moet je op de hoja padronal van Madrid invullen?
Onder de drie persoonsblokken staan verschillende vakken voor toestemming, verklaringen en aanvullende documenten. Bij het invullen van mijn eigen hoja padronal in Madrid vond ik dit een van de minder duidelijke onderdelen. Moest ik deze vakken zelf invullen, iemand anders laten ondertekenen of gewoon leeg laten?
Het antwoord hangt vooral af van je woonsituatie. Huur je zelf een woning, woon je bij iemand in of schrijf je je samen met een minderjarig kind in? Dat maakt verschil voor welke verklaringen en handtekeningen nodig zijn.
Autorización de empadronamiento
Dit onderdeel is bedoeld voor situaties waarin iemand die het gebruik of eigendom van de woning kan aantonen, toestemming geeft voor de inschrijving van een ander. Het formulier vraagt naar de volledige naam, het identiteitsdocumentnummer, het adres en de handtekening van degene die toestemming verleent.
Bij mijn eigen aanvraag had de directeur van mijn verhuurorganisatie zijn volledige naam ingevuld en zijn handtekening gezet onder Autorización de empadronamiento. Hoewel ik zelf op het huurcontract stond, was dit onderdeel dus niet volledig leeg. Tijdens mijn afspraak in Chamberí hoefde ik geen afzonderlijke machtiging te tonen en werd het formulier zonder aanpassingen geaccepteerd.
Onder dit onderdeel staan twee keuzevakjes:
- Inscribirse en el mismo domicilio donde consta el/la autorizante: degene die toestemming verleent, staat zelf op het adres ingeschreven.
- Inscribirse en el domicilio donde no consta el/la autorizante: degene die toestemming verleent, staat niet op het adres ingeschreven, bijvoorbeeld wanneer een eigenaar elders woont.
Of je dit onderdeel moet laten invullen, hangt af van wie op het adres staat ingeschreven en wie het recht heeft de woning te gebruiken. Volgens de gemeente Madrid kan toestemming nodig zijn wanneer je zelf geen geaccepteerd woonbewijs hebt, of wanneer je je inschrijft op een adres waar al andere personen staan geregistreerd.
Heeft een bestaande bewoner geen eigen document waarmee die het gebruik van de woning kan aantonen? Dan kan daarnaast een Declaración de residencia nodig zijn.
Declaración de residencia
Het onderdeel Declaración de residencia is een verklaring van iemand die al op het adres woont, maar zelf geen document heeft waarmee het gebruik of eigendom van de woning kan worden aangetoond. Die persoon verklaart met zijn of haar naam, identiteitsdocumentnummer en handtekening dat de personen die zich willen inschrijven daadwerkelijk op het adres wonen.
Dit kan bijvoorbeeld relevant zijn wanneer je intrekt bij iemand die al in de woning staat ingeschreven, maar niet zelf de huurder of eigenaar is. In zo’n situatie kan naast deze verklaring ook toestemming nodig zijn van degene die het gebruik van de woning wél kan aantonen.
Verwar dit onderdeel niet met Autorización de empadronamiento. Bij de eerste verklaart een bestaande bewoner dat iemand op het adres woont; bij de tweede verleent iemand met een aantoonbaar gebruiks- of eigendomsrecht toestemming voor de inschrijving.
Autorización progenitores / representantes legales
Dit onderdeel is bedoeld voor toestemming van ouders of wettelijke vertegenwoordigers. Het kan nodig zijn wanneer minderjarigen of personen voor wie een wettelijke vertegenwoordiger optreedt op een ander adres worden ingeschreven.
In het formulier worden de naam, het documentnummer, het adres, het volgnummer van de betrokken persoon en de hoedanigheid van de vertegenwoordiger gevraagd. Bij die hoedanigheid kun je bijvoorbeeld vermelden of iemand vader, moeder, voogd of wettelijke vertegenwoordiger is.
Documentación presentada en gemeentelijke vakken
Rechtsonder staat Documentación presentada: de documenten die bij de aanvraag worden overgelegd. Het formulier bevat ruimte voor onder andere:
| Spaans veld | Betekenis |
|---|---|
| Documento identidad | Identiteitsbewijs |
| Certificado nacimiento | Geboortebewijs |
| Documento acreditativo uso de la vivienda | Document waaruit blijkt dat je de woning mag gebruiken |
| Autorización | Toestemming of autorisatie |
| Libro de familia | Spaans familieboekje |
| Otra, especificar | Ander document, nader omschrijven |
Bij het woonbewijs vermeld je welk document je overlegt. Volgens de toelichting op het formulier geef je bij een huurcontract (contrato de arrendamiento) onder andere de verhuurder en de geldigheidsduur aan. Bij een koopdocument vermeld je de eigenaar en de datum.
Controleer daarnaast of je woonbewijs voldoet aan de voorwaarden van de gemeente Madrid. Voor huurcontracten gelden bijvoorbeeld eisen aan de contractduur en de vermelde woninggegevens. In sommige situaties moet je ook een bewijs van huurbetaling meenemen. Het aanvinken van een document op de hoja padronal betekent dus niet automatisch dat het document voldoende is voor je inschrijving.
Geef alleen documenten op die daadwerkelijk bij jouw aanvraag horen en laat de controle aan het gemeentelijke kantoor over.
Bovenaan rechts staat bovendien A cumplimentar por el Ayuntamiento. Dat betekent letterlijk dat deze gegevens door de gemeente moeten worden ingevuld. Het gaat onder andere om Distrito, Sección, Usuario, Inscripción en Expediente. Deze vakken hoef je niet zelf te verzinnen of vooraf in te vullen. Ook de vakken voor de officiële stempel en gemeentemedewerker zijn niet voor jou bedoeld.
Onderaan staat de datumregel Madrid, a día … de … de 20…. Vul je deze zelf in, gebruik dan de datum waarop je het formulier ondertekent. De vakken Sello (stempel) en El/la funcionario/a (gemeentemedewerker) zijn voor de gemeente bestemd.
Laat een reactie achter